Tidsregistrering – “Ctlr-T”

Tidsregistrering med tastaturkombinationen: “Ctrl-t”

Den allerhurtigste og lettest tilgængelige måde at foretage en tidsregistrering i TimeView på, er at vælge “ctrl-t”. Den tastatur kombination virker uanset hvor i programmet man er!

Ctrl-t kalder en tidsregistreringsboks – således:

 

Boksen er inddelt i logiske områder: (Se tekst i øverste venstre hjørne af firkantede områder).

  1. Opgave, kunde, bruger: Her vælges den opgave som der skal tidsregistreres på – start med at skrive og gennemfør en søgning på kundenavn, kundekode (kundenummer) eller opgavens overskrift. Såfremt tidsregistreringen skal foretages for en anden bruger, er det også her man skifter eget navn med kollegaens.
  2. Varighed: En tidsregistrering skal have en varighed. Varigheden gange satsen giver den udførte produktionssum. Når man aktiverer “Ctrl-t” vil varigheden være foreslået som et fast tidsinterval (som sættes centralt i organisationen), startende fra det tidspunkt “Ctlr-t” blev aktiveret og tidsintervallet tilbage i tid. (I eksemplet ovenover er varigheden 0,25 – altså et kvarter – startende den 7. april 2016 kl. 21.46 og 15 minutter tilbage til 21.31).
  3. Arbejdstype: Arbejdstypen er typen af arbejde udført for kunden og vælges ved at skrive en del af arbejdstypens navn eller nummer direkte i boksen. Der findes to grupper af arbejdstyper – de som er tilknyttet revisors egne opgaver typisk uddannelse, salgstid, afspadering og sygdom mv. Den anden gruppe er knyttet til kundeopgaverne – f.eks. revisionsudførelse, bogføring, møder osv. I dette område findes endvidere mulighed for at afkrydse om det vurderes at en tidsregistrering er fakturerbar eller ej – hvilket er en markering, der som standard står til at være gældende.
  4. Sats: Satsen er timeprisen for det udførte arbejde. Hver bruger har 5 satser og sats 1 er standardsatsen, som systemet vælger hvis der ikke er valgt en anden sats på en kunde eller en opgave.
  5. Beskrivelse: Beskrivelsesfeltet er et meget vigtigt felt – her kan den bruger som tidsregistrere redegøre for særlige forhold af betydning ved udførelse af det arbejde som bliver tidsregistreret. Det er f.eks. meget vigtigt at få noteret såfremt der har været udfordringer med at udføre arbejdet indenfor den forventede tidsramme – hvilket måske kan skyldes manglende forberedelse hos kunden – eller andre forhold, som kan være vigtige at have mulighed for at læse når tidsregistreringerne skal overføres til en decideret faktura. Derfor er beskrivelsesfeltet også ret langt.
  6. Udgifter: Området udgifter giver mulighed for at registrere udlæg eller kørsel som har været foretaget. (Området bliver pt. forfinet, hvorfor beskrivelsen ikke er uddybende her).

Opret en tidsregistrering med “Ctrl-t”

OBS! Den første gang en bruger taster “Ctrl-t” hver dag tager væsentligt længere tid end alle de efterfølgende gange. Det er fordi boksen skal have indsamlet søge-data (Kunder og opgaver) som så efterfølgende ligger klar i hukommelsen.

 

Opgave, kunde, bruger

Start med at taste “Ctrl-t” – herefter tastes kundekode eller kundenummer – og TimeView starter med at søge efter kunde/opgave kombinationer som matcher de indtastede data. Det ser således ud:

 

I det viste eksempel benyttes bogstaver som kundekode/kundenummer, men søgningen kører lige godt på numre eller bogstaver – også selvom teksten står midt i en sætning – se f.eks. her hvor der søges på “Intern kunde” (hvilket kan ses i de tre viste opgaver overfor):

Den søgning giver – naturligvis – de tre før viste opgaver, men derudover en anden intern opgave. Se farvemarkeringerne. Søgningen kan illustreres således:

TidsregistreringSøg

 

Varighed

Når den rigtige opgave er valgt (enten med musen eller ved at trykke “Tab” når den rigtige opgave er øverst i søgevisningen, skal der vælges varighed:

Som omtalt ovenfor er det Sluttiden som bliver sat når man vælger “Ctrl-t” – og den faste forud-definerede varighed trækkes fra slut-tidspunktet. Hvis man derfor alene tab´er over i feltet varighed og ændrer værdien betyder det, at start-tidspunktet bliver ændret. Man kan naturligvis også sætte start og slut direkte i felterne – og så retter varigheden sig efterfølgende.

Det skal for god ordens skyld bemærkes at et døgn starter kl. 00, og såfremt man derfor forsøger at udarbejde et tidsregistrering som går hen over midnat, skal man huske at ændre datoen på slut-værdien, idet man ellers vil forsøge at få systemet til at udføre en negativ tidsregistrering f.eks. fra kl. 23 til kl. 01 – samme døgn.

 

Arbejdstype

Tab ned til arbejdstypen og begynd at taste arbejdstypens nummer eller navn – præcist som på søgningen af kunde-opgaver:

 

Sats

Bliv ved med at taste indtil søgningen viser den ønskede værdi tættest på selve feltet, og foretag valget af arbejdstypen med tab – og musen bevæger sig videre til feltet sats:

I langt de fleste tilfælde vil satsen i det viste billede være den rigtige  – men såfremt det ikke er tilfældet kan man med musen vælge en anden sats ved at aktivere trekanten til højre i feltet.

Beskrivelse

Tab ned i beskrivelsesfeltet og indfør en kortere eller længere beskrivelse af det udførte arbejde – med fokus på de dele som ikke er gået helt efter bogen – enten pga. kunden eller pga. interne forhold.

 

Udgifter

Med tab kommer man ned i området for udgiftsregistrering. Dette område er under omforandring, og bliver ikke umiddelbart nærmere beskrevet pt.

 

Rettelse af tidsregistrering

Tidsregistreringer foretaget med “Ctrl-t” kan være foretaget alle steder i TimeView. Rettelser kan ske alle de steder hvor tidsregistreringerne bliver vist:

  1. I Uge-kladden ved at dobbeltklikke på cellen med tidsregistreringens varighed.
  2. I Kalender-kladden ved at dobbeltklikke på den pågældende tidsregistrering.
  3. I Liste-visningen ved at dobbeltklikke på den pågældende række som skal rettes.

Listevisninger vises ved at aktivere Tidsregistrering ude til venstre  – eller på radio-knappen nederst til højre – se de røde pile nedenfor:

Listen er at sammenligne med et filtreret Excel-ark:

  1. Brugeren kan flytte om på kolonnerne ved at trække dem med musen til en ny placering.
  2. Brugeren kan sortere data ved at klikke på en kolonneoverskrift
  3. Brugeren kan filtrere data ved at vælge filteret i kolonneoverskriften
  4. Brugeren kan gruppere data ved at trække en kolonneoverskrift op i området hvor der står: “Træk en kolonneoverskrift hertil for at gruppere efter denne kolonne”.
  5. I bunden af alle lister fremgår sumtal – hvilket ligeledes er tilfældet ved alle grupperinger.

Det kan illustreres således:

Ad 1. Flytte på kolonner: