Tidsregistrering – Ugekladde

Ugekladde.

Ugekladden ser sådan ud:

Den findes ved at aktivere listevisningen: “Tidsregistrering Uge” – ude til venstre (Se rød pil mod venstre) – og kan også findes ved at markere uge nederst til højre i alle tidsregistreringsbilleder (Se rød pil forneden).

Oversigten har et antal kolonner:

1. Bruger: Navnet på den person som har foretaget tidsregistreringerne – dvs. som oftest dig selv.

2. Kundenavn: Navnet på den kunde som tidsregistreringen vedrører.

3. Kode: Kunde-kode eller kunde-nummer som det også hedder nogle steder. En entydig reference til den kunde som tidsregistreringen vedrører.

4. Opgave: Opgavenavn eller Sags-navn – hvilket er det samme. Indeholder altid et årstal og et opgavenummer: (årstal/opgavenummer). Opgaven er registreringsnøglen. Der skal være en opgave på en kunde for at en tidsregistrering kan færdigmeldes.

5. Arbejdstype: Arbejdstypen er en information om typen af det arbejde som er udført på kundens opgave – f.eks. revision, bogføring eller lignende.

6. Sats: Denne kolonne viser brugerens anvendte sats til tidsregistreringen. Såfremt der er tale om en tidsregistrering på en intern opgave er satsen -1.

7. Ugedage: Herefter følger en kolonne pr. ugedag – startende med mandag og sluttende med søndag.

8. Total: Total kolonnen summerer liniens total – således at man kan se ugens totale registreringer pr. opgave  – og i bunden af skærmbilledet for den eller de valgte medarbejdere i alt.

 

Opret tidsregistrering

Processen ser således ud: (Nedenfor denne illustration bliver processen forklaret grundigt):

 

Oprettelse af tidsregistrering - ugekladde

Der er to måder at oprette en tidsregistrering på når ugekladden er åben:

  1. Tastatur kombinationen: “Ctrl-n”
  2. Aktivere knappen oppe i båndet: “Opret ny”.

Dermed åbnes et vindue til fremsøgning af den opgave som der skal registreres tid på. Vinduet ser således ud:

For at vælge kunden og opgaven – som her vælges i den samme søgning – skal man blot begynde at taste i opgavefeltet hvor musen står som standard. Skriv noget af kunde-koden eller noget af kundenavnet  – og efter to anslag begynder søgningen at vise resultater af søgningen. Fortsæt med at skrive indtil der vises relevant information – indsæt eventuelt et mellemrum og fortsæt søgningen med en ny søgestreng.

Søgningerne kan være tal eller bogstaver eller blandet.

Nedenfor er vist en søgning hvor jeg først skriver: “Time”

Dernæst et mellemrum og så tallene: “10011”:

endelig yderligere et mellemrum og tallet “12” for at finde den rigtige opgave:

(Det bemærkes, at denne meget udvidede søgning sjældent er aktuel i et virkeligt miljø – den er alene med for at vise hvor kompleks en søgning man kan udføre i programmet. Normalt vil der måske være 1-3 opgaver pr. kunde pr. år, og når man har skrevet kundekoden eller en stor del af navnet, så er der kun de valgmuligheder som er aktuelle på skærmen, da lukkede opgaver naturligvis ikke vises).

Når den ønskede kunde/opgave kombination er øverst i listen kan man med “Tab” eller “Enter” vælge den pågældende opgave og musen går videre til feltet arbejdstype. (Nedenstående billeder er med vilje lidt slørede, da det ikke er meningen at man skal læse det præcise indhold – men alene forstå mekanikken).

Det vigtige her er, at værdien i feltet arbejdstype er markeret med blåt. Det giver nemlig mulighed for at overskrive værdien ved blot at begynde at taste navn eller nummer på den arbejdstype som skal vælges.

Man kan også vælge at få vist alle arbejdstyper ved at aktivere den blå nedadpegende pil ude til højre, men det er en operation som forlænger opgavens udførelse, da den i så fald viser alle de arbejdstyper som er mulige.

Som det sidste kontrolleres at satsen er korrekt:

Såfremt den skal rettes kan man vælge en anden sats ved at aktivere trekanten ude til højre. Satsen vil som oftest være sat fra centralt hold, og skal derfor kun sjældent rettes.

Herefter oprettes den nye tidsregistreringslinie i TimeView:

I eksemplet er tab´et hen til tirsdag hvor der er tastet et timetal – gerne et decimaltal (hvor 2,5 er 2½ time). Efter tallet er der indsat et mellemrumstegn og herefter kan man indtaste den relevante kommentar til det timetal man har indtastet – f.eks.”Planlægningen færdiggjort”.

En tidsregistreringslinie med en positiv total vil automatisk blive oprettet i næste uges ugekladde, idet det forventes at der er stor sandsynlighed for at man skal arbejde videre med den samme opgave ugen efter.

 

Rettelse af tidsregistrering.

Det forekommer at en tidsregistrering skal rettes. I den situation markerer man blot timetallet i tabellen – og foretager rettelsen. Bemærk at kommentaren ikke kan rettes i den situation – det er alene varigheden som rettes. Der kan afleveres en ny kommentar som bliver appended (tillagt) den kommentar som allerede eksisterer (i givet fald).

Såfremt kommentaren også skal rettes skal man i stedet dobbeltklikke i cellen i tabellen – og i den situation får man tidsregistreringen vist i TimeViews “Ctrl-t” format således: (For mere om “Ctrl-t” registreringen se afsnittet herom – Tidsregistrering-“Ctrl-t”)

Herefter kan alle oplysninger på den pågældende tidsregistrering rettes og gemmes tilbage i TimeView.

Det kan illustreres således:

Rettelse tidsregistrering - ugekladde

Da alle tidsregistreringsmetoder i TimeView bliver samlet uanset om man benytter kalenderregistrering eller ugeregistrering er det vigtigt, at der er eksisterer denne sammenhæng mellem “ctlr-t” registreringer og uge-kladde registreringer. Det betyder nemlig at man som bruger er helt frit stillet hvordan man helst vil tidsregistrere.

Det betyder også, at man kan have flere registreringer på den samme opgave på den samme dag med den samme arbejdstype. I den situation vil systemet sikre at disse registreringer kun bliver slået sammen til en registrering, såfremt brugeren positivt har tilkendegivet det. I den situation at man som bruger ønsker at rette en varighed, hvor der eksisterer mere end en tidsregistrering, og man er igang med alene at rette timetallet vil TimeView derfor prompte brugeren for svar om disse registreringer skal slås sammen til en registering (og samle alle kommentarerne) eller om de fortsat skal være separate. – Se boksen nedenfor:

 I fald man ønsker at rette separate registreringer dobbeltklikkes i cellen som beskrevet ovenfor, og de enkelte tidsregistreringer bliver vist individuelt.

 

Færdigmeldelse af tidsregistrering

I uge-kladden kan man altid færdigmelde tidsregistreringer med knappen “Færdig”. Den findes i båndet og ser således ud:

Man skal være opmærksom på, at man kan vælge at færdigmelde tidsregistreringer for hele ugen i en arbejdsgang – eller man kan færdigmelde et antal dage i ugen fra mandag og frem. Man kan altså ikke have huller i færdigmeldingerne.

Som det kan ses af de symboler, som er på knapperne, så er en kladde orange (noget som er på vej til at blive færdigt)  – mens en færdigmelding er blå – dvs. klar til at blive godkendt og faktureret.

Nedenstående kan ses hvorledes disse farver går igen ved hver tidsregistreringsvisning i uge-kladden:

Ved at aktivere knappen “Færdig” i Tidsregisteringsbåndet bliver alle tidsregistreringer markeret med den blå farve – således at det visuelt er let at se at ugekladden er færdigmeldt.

Som det kan ses er alle tidsregistreringer nu blå – og dermed færdigmeldt – og dermed med i igangværende arbejde mv. – klar til godkendelse og fakturering. (Man kan godt fakturere timer som er færdigmeldte hvorved tidsregistreringerne i den proces bliver godkendt).

Når timerne er godkendte bliver markeringen grøn:

 

Oversigter over tidsregistreringer

Der findes forskellige visninger til tidsregistreringer – (se f.eks. “Ctrl-t” – afsnittet Oversigt over tidsregistreringer). I uge-kladden vises nogle summeringer direkte – ligesom man kan vælge hvilken uge man gerne vil have vist på skærmen.

 

Pil-Til-Højre: Den enkelte dags totaler ses i bunden af skærmbilledet, hvor man kan se totaltimer og antallet af normtimer. Nedenfor er vist Totalen minus normtiden. Den er rød hvis man har registreret færre timer end normtiden, og grøn hvis man har flere timer end normtiden. I den nederste linie vises summen af ikke fakturerbare (typisk interne) timer.

Pil-Nedad: Til højre i skærmbilledet findes en dato-vælger. Den kan man bruge til at finde tidligere ugers uge-kladde, som så bliver vist i det store billede i midten. Bruger kan sagtens vælge andre dage end mandag, men billedet vil altid starte med at vise fra mandagen i den uge som dagen er valgt fra.